Kreatif dan Profesional dalam Menulis Email, Penting!

Thursday, 03 December 2015

Di era digital, komunikasi resmi dalam dunia kerja biasa dilakukan melalui email. Menyampaikan pesan lewat email akan sangat berbeda dengan berbicara lewat telepon atau bercakap-cakap langsung. Kesalahan kecil dalam menulis email, bisa menimbulkan konsekuensi yang dapat mengganggu kariermu. Pastikan kamu selalu mengingat aturan berikut saat menulis email.

Subject yang jelas. Menurut Barbara Patcher penulis buku The Essentials of Business Etiquette, sebagian besar orang memutuskan membuka email setelah melihat apa yang tercantum dalam subject. Karena itu menentukan penting tidaknya email yang masuk. Tulis subject sesuai isi. Misalnya “Perubahan Jadwal Meeting” atau "Proposal Event November".

Respons cepat. Responsif terhadap email akan menciptakan feedback positif, dan biasanya rekan kerja akan lebih suka melibatkan anggota tim yang responsif dalam setiap proyek.

Reply All? Sebelum menekan reply all sebaiknya pikir lagi apakah semua orang memang membutuhkan informasi yang kamu tulis dalam email. Jika tidak email penting kamu malah bisa jadi spam buat orang lain.

Perlukah BCC? Tanya pada diri sendiri apa maksud mengirim email BCC (Blind Carbon Copy) atau mengirim email yang sama secara tersembunyi pada pihak lain tanpa diketahui penerima email kamu. Kalau kultur kantormu terbuka, mengirim email BCC bisa jadi kontra produktif.

Perhatikan tanda baca. Gunakan tanda seru seperlunya dan saat bertanya cantumkan tanda tanya dalam jumlah sewajarnya. Tanda tanya lebih dari satu bisa memberi kesan kamu kesal.

Baca ulang. Banyak kecelakaan saat menulis email, seperti typo, email terkirim sebelum selesai (bisa mengakibatkan salah paham), sampai mengirim ke orang yang salah. Baca ulang sebelum menekan tombol "kirim".

Kreatif. Kamu bisa akhiri email dengan quote favorit yang menggugah. Kalau kamu cukup akrab dengan orang yang kamu kirimi email, membumbui dengan sedikit humor juga sah-sah saja. Misalnya meng-upload meme yang jenaka di akhir email atau menutup dengan kalimat yang mengundang senyum seperti "sent from a prehistoric stone tablet"

Foto: Shutterstock